Pourquoi automatiser la comptabilité fournisseurs ? Le Business Case
Les entreprises reconnaissent de plus en plus l’intérêt qu’offre l’automatisation de leurs processus de comptabilité fournisseurs. En leur permettant de traiter le cycle de comptabilité fournisseurs de façon électronique et non plus manuelle, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs transforme la façon dont les entreprises assurent le traitement et le paiement de leurs factures. En savoir plus sur l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ici.
Découvrez les avantages qu’offre l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et comment établir un business case pour automatiser votre cycle de comptabilité fournisseurs.
Avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs offre une multitude d'avantages à votre entreprise, en l'aidant à gagner du temps et de l'argent, à minimiser les risques, et à affecter le personnel en charge de la comptabilité fournisseurs à des missions plus stratégiques.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs offre les principaux avantages suivants :
Gains de temps
L'automatisation permet d’assurer un traitement et une approbation des factures plus rapides et plus efficaces, en éliminant la plupart des étapes manuelles. Le nombre d'interventions humaines requises par facture se trouve de ce fait considérablement réduit, le personnel consacrant moins de temps à cet aspect de son activité.
Réduction des coûts
En réduisant les interventions manuelles et les exceptions liées au traitement des factures, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut contribuer à réduire considérablement les coûts de traitement des factures ainsi que les coûts liés à la résolution des exceptions.
Selon une étude du cabinet PayStream Advisors, les services de comptabilité fournisseurs les plus innovants traitent les factures en moins de cinq jours, pour un coût de 2,36 dollars par facture, alors que ceux qui ont recours à des processus entièrement manuels peuvent nécessiter jusqu'à neuf fois plus de temps pour traiter les factures, pour un coût six fois supérieur.
Efficacité supérieure
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs augmente l’efficacité des processus, en rationalisant le cycle de facturation et de paiement, et en réduisant les temps de cycle. Cela augmente la productivité, permettant aux équipes en charge de la comptabilité fournisseurs de traiter davantage de transactions par ETP.
Précision accrue
En supprimant le risque d’erreur humaine, l'automatisation augmente la précision et contribue à réduire les erreurs et les exceptions sur l’ensemble du cycle de traitement des factures et des paiements.
Conformité prépackagée
Un autre avantage de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs réside dans le fait que la conformité est intégrée au système, rendant le processus totalement transparent. Cela permet d’identifier et de prévenir les risques courants et les cas de fraude. Certains systèmes d'automatisation peuvent également être connectés aux principales plateformes de l’administration et assurer la conformité fiscale dans plusieurs pays du monde.
Intégration aux systèmes existants
Les logiciels d'automatisation de la comptabilité fournisseurs peuvent s'intégrer aux systèmes existants de votre entreprise. Cela vous évite de ressaisir certaines données deux fois et de passer d'un système à l'autre.
Accessible de partout
Les processus manuels reposant sur le papier ne peuvent généralement être exécutés que dans un espace dédié, tel qu'un bureau. Les documents doivent être stockés et classés au bon endroit. En revanche, lorsque le processus est automatisé et hébergé dans le cloud, il peut être réalisé depuis n'importe quel lieu disposant d'une connexion Internet.
Amélioration de la relation fournisseurs
Les erreurs et les retards dans le cycle de comptabilité fournisseurs peuvent avoir un impact négatif sur les relations commerciales avec vos fournisseurs. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs garantit que les factures sont traitées et payées avec précision en temps et en heure. Cela permet d'augmenter les remises et d'améliorer la satisfaction des fournisseurs.
Analytique avancée
Les logiciels d'automatisation de la comptabilité fournisseurs peuvent donner accès à des insights et à une analytique avancée. Ils peut aider à identifier les goulets d'étranglement au sein du système, à surveiller la performance et à mettre en œuvre des améliorations continues. Les tendances peuvent également être analysées, ce qui permet de prendre des décisions plus stratégiques et de mieux gérer les flux de trésorerie.
Coût moyen de traitement des factures papier
Le coût moyen de traitement des factures papier dépend d'un certain nombre de facteurs, dont les coûts de main-d'œuvre, les frais de stockage et les autres coûts associés. Ce coût de traitement par facture augmente considérablement lorsqu'il existe une exception dont la résolution impose une intervention supplémentaire.
Or, même pour des entreprises dont le coût par facture est relativement faible, le coût global peut rapidement être important si l'on considère le nombre de factures traitées sur une année.
Le coût moyen du traitement des factures électroniques est généralement nettement inférieur à celui du traitement manuel. La création d'un processus entièrement automatisé et sans contact permet de réduire les coûts de traitement des factures de plus de 80 %.
Calcul du ROI de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour la mise en œuvre d'une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, il est essentiel d’évaluer le retour sur investissement potentiel.
Étant donné que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs a un impact sur de nombreux domaines de l’entreprise et que les économies augmentent avec les volumes de factures, les entreprises doivent prendre en compte, pour calculer le ROI, les avantages financiers et non financiers de l'automatisation.
Avantages financiers
Les avantages financiers de l'automatisation jouent un rôle essentiel dans le développement du ROI. Bien que les chiffres spécifiques varient en fonction du secteur d'activité, du volume annuel de factures et de la complexité du processus de comptabilité fournisseurs, il existe un certain nombre de facteurs financiers fondamentaux à prendre en compte, notamment :
Reduction des coûts de traitement des factures
Le coût par facture du traitement automatisé est nettement inférieur à celui du traitement manuel. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut permettre d'économiser un nombre important d'heures de travail en réduisant le temps que le personnel consacre aux tâches manuelles telles que la saisie des données des factures, le codage et l'approbation des factures, ainsi que la vérification et le rapprochement des factures. Cela leur permettra de libérer du temps et des compétences qu’ils pourront affecter à d'autres tâches plus stratégiques.
En fonction du nombre de factures que l'entreprise traite chaque mois, l'automatisation peut permettre d'économiser des milliers, voire des millions d'euros chaque année.
Pour calculer le coût réel de traitement par facture, divisez le coût des collaborateurs chargés du traitement des factures par le nombre total de factures qu'ils traitent.
Réduction des coûts d’archivage et de stockage
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet aux entreprises d'économiser sur les coûts liés à l’archivage et au stockage des documents, ainsi qu'à leur accès à des fins d'audit.
Pour calculer ces économies, il faut prendre en compte le coût de l’archivage des factures, ainsi que les coûts de déchiquetage et de stockage.
Réduction des coûts liés aux erreurs et aux exceptions
Les processus manuels sont sujets à l'erreur humaine. Cela peut se traduire par des paiements excessifs voire un double paiement de factures ou une saisie incorrecte des données. Et la correction de ces erreurs peut s'avérer financièrement coûteuse. L’automatisation du cycle de la comptabilité fournisseurs permet de réduire ces erreurs et, par conséquent, les coûts qui y sont associés.
Des délais de paiement plus rapides
Le paiement d'une facture manuelle peut prendre plusieurs semaines. Ce délai peut être réduit à trois jours environ lorsque le processus est automatisé. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques de majorations de retard, qui sont susceptibles de représenter une dépense importante pour de nombreuses entreprises.
Pour calculer les économies que vous pourriez réaliser grâce à des paiements anticipés, vous devez déterminer quels sont vos fournisseurs qui proposent des remises pour paiement anticipé. Cela vous permettra d’évaluer les économies potentielles que vous pourriez réaliser sur une année grâce à ce type de remises.
Des avantages non financiers
Outre les avantages financiers, il est important de prendre en compte les avantages non financiers. Ces derniers peuvent apporter une valeur ajoutée à d'autres secteurs de votre activité, notamment :
Un contrôle accru
Les processus de comptabilité fournisseurs automatisés sont plus faciles à contrôler et laissent moins de place à l'erreur.
Un audit efficace
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs rend le processus d'audit plus rapide, plus précis et plus efficace.
Une amélioration de la relation fournisseurs
En réduisant les erreurs et en améliorant la communication, l'automatisation permet à votre entreprise d’établir de meilleures relations avec ses fournisseurs.
Calculating the ROI of AP Automation
Pour calculer le ROI global de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs au cours de la première année, déduisez le coût total de la mise en œuvre de la somme des économies annuelles.
Pour calculer le ROI sur cinq ans de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, utilisez l'équation suivante :
(Économies annuelles de la comptabilité fournisseurs x 5) - (Coût de la mise en œuvre + coûts de maintenance sur 5 ans)
Établir un business case pour l'automatisation de la comptabilité fournisseurs
Avant de pouvoir mettre en œuvre une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs au sein de votre entreprise, vous devez établir un business case afin de présenter le projet aux autres acteurs qui seront concernés. Il est capital de bien faire les choses si vous voulez obtenir leur adhésion.
Établissez un plan de déploiement
Tout d'abord, vous devez identifier les raisons justifiant le déploiement d’une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs et élaborer un plan. Celui-ci doit inclure les étapes et les processus de la comptabilité fournisseurs que vous souhaitez automatiser, les problèmes posés par les processus manuels actuels et les avantages que la solution d'automatisation pourrait offrir.
Engagez une étude
Ensuite, vous devrez effectuer une étude approfondie afin de comprendre le processus actuel et d’identifier tout problème ou besoin supplémentaire. Veillez à étayer toutes vos conclusions par des données précises et mesurables.
Votre étude doit couvrir tous les aspects du cycle de comptabilité fournisseurs, y compris la réception des factures, le workflow, le rapprochement et l'approbation, et les paiements.
Mettez en avant le ROI potentiel
Calculez le coût total du projet et couvrez les économies prévues.
Le coût du projet comprendra les frais d'abonnements et de licences, les mises à jour, la maintenance, la formation et le support d'un tiers. Comme indiqué plus haut, les économies comprendront les frais de personnel, la réduction des erreurs et les remises pour paiement anticipé.
Apprenez à connaître votre public
Réfléchissez aux personnes que vous essayez de mobiliser sur votre projet et à leurs difficultés potentielles. Les dirigeants d'entreprise, par exemple, seront surtout préoccupés par l'aspect financier, tandis que les responsables informatiques voudront savoir si le nouveau système sollicitera davantage leurs ressources.
En Résumé
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs propose toute une série d'avantages et d’économies aux entreprises, notamment :
- Gains de temps
- Économies de coûts
- Efficacité accrue
- Transparence et audit simplifié
- Conformité prépackagée
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