Déploiement d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs

Flux avant et après la mise en œuvre d’une solution d’ap automation

Avant d’aller plus loin, un schéma pour résumer les flux, avant et après la mise en œuvre d’une solution d’AP Automation, afin d’identifier les éléments clés qui différencient un processus manuel d’un processus automatisé.

Automatisation de l'AP Planification du projet

Pour garantir la réussite de la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, il faut établir un plan d’actions et fixer un calendrier réaliste.

Les principales étapes d’un projet d’AP Automation :

1. Étude Des Processus Existants

• Identifier les départements de l'entreprise qui seront impactés par l'automatisation du traitement des factures fournisseurs.

• Analyser les flux de travail existants et ceux qui devront être adaptés. Il est important de garder en tête que l’automatisation ne résoudra pas les processus inadéquats ou inefficaces : les dysfonctionnements doivent être identifiés avant de mettre en œuvre la solution.

• Repérer les freins potentiels au projet (techniques, culturels, organisationnels…) et les leviers pour les réduire.

Évaluer les gains attendus : nombre de commandes/factures traitées par employé, délai moyen d’approbation, délai moyen de paiement, proportion de fournisseurs payés à échéance, etc.

2. Obtenir L'adhésion Des Parties Prenantes

L'adhésion des parties prenantes, internes et externes (fournisseurs), est cruciale pour la réussite de la mise en œuvre d'une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs.

La mise en place d'un comité de pilotage, comprenant des représentants des départements (finance, informatique, achats…) qui seront impactés, aidera à garantir leur soutien au projet. L’implication, dès le début du projet, de key users en interne, voire de fournisseurs clés, également. Tout comme l’identification du principal sponsor du projet en interne.

3. Identifier Vos Besoins

Pour vous aider à identifier vos besoins, voici quelques exemples de questions à se poser :

• Quels sont les objectifs (gains attendus) de la mise en place d’une solution d’AP Automation ?
• Quels sont les processus et tâches actuels, et lesquels doivent être automatisés ?
• Comment la solution sera interfacée avec l’ERP ?
• Comment le rapprochement des factures avec les commandes va-t-il être géré ?
• Dans quels pays votre entreprise est-elle implantée et comment respecter les règles de conformité fiscale dans chacun des pays ?
• Quelles sont les règles d’archivage en vigueur selon vos pays d’implantation ?
• De quels type de rapports avez-vous besoin pour piloter votre activité et améliorer en continu la solution une fois mise en œuvre ?

4. Choix D'un Fournisseur

Une fois que vous avez une idée claire de ce que vous attendez, vous pouvez commencer à consulter les fournisseurs.  

En plus du “Request for Proposal” (RFP), n'oubliez pas de demander des références ainsi que des informations au sujet de la roadmap produit, afin de vous assurer que la solution répond à vos besoins immédiats mais évoluera dans le futur ; ou encore de vous renseigner sur la réputation, l’expérience et la réactivité des fournisseurs consultés.

5. Établissement Du Cahier Des Charges

Une fois que vous aurez choisi votre prestataire, vient l’étape d’élaboration du cahier des charges : définition des attentes, des modalités d’accompagnement, etc.

6. Définition D’un Plan De Mise En Œuvre

Le plan de mise en œuvre doit couvrir toutes les tâches à accomplir et comprendre le calendrier de déploiement.

Le calendrier doit être réaliste et prendre en compte tous les projets et échéances existants au sein de votre entreprise, notamment pour éviter que le projet ne soit affecté par un manque de ressources.

7. Tests Et Formation

La phase de tests consiste à vérifier que la solution mise en œuvre répond aux exigences décrites dans le cahier des charges. Elle est en général réalisée sur un périmètre pilote (entité, pays…) défini au début du projet.

Une fois la solution validée, vient ensuite l’étape de formation des utilisateurs. Les sessions doivent être adaptées au profil de chaque utilisateur. Il est conseillé de prévoir des modules courts, interactifs et ludiques afin de susciter l’adhésion.

8. Amélioration Continue

Quels que soient les objectifs d’un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs, le déploiement initial d’une solution d’AP Automation ne constitue pas une fin en soi. Au contraire, c’est le point de départ !

Pour améliorer en continu la solution, un certain nombre de KPI sont à mettre en place et à surveiller, une fois la solution déployée. Il s’agit, pour chaque entreprise, de définir lesquels sont adaptés aux objectifs à atteindre. Ces KPI permettent de maintenir une trajectoire et d’impliquer les équipes. Quelques exemples d’indicateurs à surveiller : nombre de factures traitées par ETP, délai moyen de traitement d’une facture, délai moyen de paiement, pourcentage de factures traitées automatiquement…

Il est également clé de faire évoluer la solution et les processus après le déploiement : adaptation de la solution aux évolutions de l’organisation, optimisation des processus, utilisation de nouvelles fonctionnalités, etc., le tout dans une logique d’amélioration continue.