Specsavers

Entreprise familiale, créée en 1984, Specsavers est une chaîne multinationale britannique de magasins d’optique et de santé. Présente dans plus de 11 pays, Specsavers gère un environnement complexe et étendu de comptabilité fournisseurs. Son service financier se compose de 150 collaborateurs, dont 45 se consacrent au volet Fournisseurs. L’entreprise traite 90 000 factures par mois dans 1 500 magasins, avec 80 000 fournisseurs, et 86 % des transactions se font par EDI. Face aux multiples problématiques, Specsavers entendait réorganiser ses processus de rapprochement des relevés fournisseurs afin de gagner en efficacité et de disposer d’un contrôle plus précis.

Specsavers était confrontée à plusieurs problèmes majeurs dans ses processus de gestion de la comptabilité fournisseurs. L’entreprise ne disposant pas d’un système centralisé de réception des factures et des relevés, 70 % des demandes qu’elle recevait étaient liées à des factures en attente. Les coûts n’étant pas connus au moment de l’achat par les 1 500 magasins, Specsavers recevait les factures de façon tardive, ce qui ne lui laissait qu’une fenêtre étroite pour effectuer le traitement et le paiement. Ce manque de visibilité sur les factures se traduisait par un allongement des cycles de traitement des factures; les fournisseurs contactant par ailleurs directement les magasins. Toutes les factures étaient traitées de façon manuelle, ce qui entraînait des erreurs et un manque d’efficacité.

Pour le rapprochement des relevés, l’équipe devait exporter les données de l’ERP et travailler manuellement en utilisant la fonction VLOOKUP sur des tableurs Excel. Ces interventions humaines étaient source d’erreurs. Ce fonctionnement présentait en outre de nombreux inconvénients : un grand livre des comptes fournisseurs confus, un nombre important d’interventions manuelles, un manque d’accès et de visibilité pour les contrôles d’audit et une faible amélioration des KPIs liés à la comptabilité fournisseurs.

Vers un avenir transparent et efficace

La finalité du projet consistait à automatiser les processus de comptabilité fournisseurs afin d’améliorer les relations avec ces derniers. Le projet comportait cinq objectifs spécifiques. Premièrement, renforcer le contrôle en centralisant la réception des relevés et en permettant à l’équipe chargée de la comptabilité fournisseurs d’assurer un rapprochement et un règlement rapides des factures. Deuxièmement, créer de la valeur en mettant en place une solide équipe support, capable de fournir une assistance fiable aux différents partenaires. Troisièmement, améliorer l’efficacité, en dotant l’équipe d’outils permettant de traiter rapidement les demandes et de supprimer les tâches manuelles. Quatrièmement, stimuler le moral des membres de l’équipe en instillant chez eux un sentiment de réussite personnelle liée à une prise en charge efficace de volumes plus importants et à l’acquisition de nouvelles compétences. Enfin, améliorer les relations avec les fournisseurs en réduisant les questions d’ordre financier adressées aux magasins et en consacrant davantage de temps à des interactions constructives.

Adoption de Statement Matching

Specsavers a déployé la solution Basware ‘Statement Matching’, une plateforme cloud qui automatise le rapprochement des relevés et gère les exceptions. La solution ne nécessite aucune installation particulière, l’accès étant possible via un navigateur. La mise en œuvre a été rapide : seuls quelques jours ont été nécessaires à compter de la fourniture des données ERP. Un support technique et des formations régulières ont contribué à assurer une transition en douceur. Un flux de données quotidien du système ERP vers Statement Matching a permis un rapprochement efficace. Les relevés pouvaient être reçus sous n’importe quel format et envoyés à une adresse électronique dédiée. La solution a automatisé le processus de rapprochement, en proposant aux fournisseurs des informations détaillées concernant chaque ligne. Les retours d’expérience des fournisseurs ont été extrêmement positifs. Autrefois, le rapprochement impliquait un processus manuel fastidieux où des erreurs humaines étaient courantes. Ce processus était chronophage et source d’erreurs. Désormais, le rapprochement de chaque relevé peut être réalisé en l’espace de 6 minutes seulement, ce qui améliore considérablement l’efficacité et la précision.