Nexans

Afin de répondre aux problématiques auxquelles elle était confrontée, Nexans s’est tournée vers Basware. Elle a déployé SmartPDF, une solution alimentée par l’IA qui permet d’améliorer la précision, la rapidité et la traçabilité du traitement des factures. La décision a été accueillie favorablement. « Nous avions besoin d’une solution simple, qui soit à la fois plus rapide et plus fiable », explique Cécile Barrère. La solution SmartPDF avec IA de Basware a été déployée en deux vagues au sein des entités Nexans et a permis d’enregistrer rapidement des améliorations remarquables.

La technologie alimentée par l’IA de SmartPDF a remplacé l’OCR et fourni des résultats plus rapides et plus réguliers, qui ont permis de réduire le temps de traitement des factures de plusieurs jours à quelques heures seulement.

«Avec SmartPDF, les factures sont traitées en moins de 2 heures », ajoute Cécile Barrère. 

Cette réduction significative a permis à l’équipe en charge de la comptabilité fournisseurs de Nexans de mieux gérer des volumes de factures important, de gagner en précision, et même de traiter des éléments complexes tels que le formatage des dates, sans aucune intervention manuelle.

Avantages clés : efficacité, visibilité et croissance renforcées

Avec SmartPDF, Nexans a constaté une transformation de ses processus de comptabilité fournisseurs, et obtenu ainsi des avantages métiers considérables :

1. Un suivi et une traçabilité améliorés :

SmartPDF a permis à l’équipe Comptabilité Fournisseurs de bénéficier d’une visibilité complète sur les flux de factures entrantes. Cécile Barrère souligne combien les fonctionnalités de suivi de SmartPDF ont généré une « forte valeur ajoutée ». La solution permet en effet d’annexer les e-mails originaux envoyés par les fournisseurs et d’enregistrer ainsi la totalité du parcours des factures. Cela facilite une communication directe avec les fournisseurs pour traiter rapidement toute anomalie. « Nous utilisons cette technologie dans le cadre de notre processus de validation des factures fournisseurs, explique Cécile Barrère.

SmartPDF de Basware nous offre également une meilleure visibilité et traçabilité de nos factures, et réduit le risque d’erreurs et de fraudes. En seulement 7 semaines, grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning, nous avons atteint un taux de fiabilité de 92% dans l’identification et le traitement automatique des données des factures, Enfin, la mise en place de SmartPDF de Basware nous a permis de travailler sur la structuration de nos données fournisseurs, première étape vers la mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique.

2. Réduction du délai de traitement :

L’intégration de SmartPDF a permis de réduire considérablement les délais de traitement. Jusqu’alors, avec la technologie OCR, le traitement des factures pouvait prendre 2 jours. Grâce à SmartPDF, les factures sont désormais traitées en moins de deux heures. Comme le souligne Cécile Barrère, « c’est un changement considérable ». En réduisant le délai d’intégration, Nexans a permis de raccourcir le cycle global de traitement de la comptabilité fournisseurs, de rationaliser les délais de paiement et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.

3. Une précision des données supérieure grâce au machine learning :

Les fonctionnalités de machine learning de SmartPDF ont apporté une précision accrue, en particulier pour l’extraction de certaines données essentielles telles que les dates. Jusqu’alors, ces dernières étaient fréquemment sources d’erreurs. Évoquant cette amélioration, Cécile Barrère note que « la capture des données progresse de semaine en semaine grâce au machine learning ». Avec moins d’erreurs, l’équipe Comptabilité Fournisseurs peut s’appuyer sur des données plus précises et réduire ainsi les ajustements manuels.

4.Réaffectation stratégique des ressources :

En automatisant une grande partie du workflow de la comptabilité fournisseurs au sein d’un processus sans contact, les collaborateurs de Nexans ont pu employer ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Le temps que nous avons gagné est utilisé à d’autres missions, notamment l’amélioration et le suivi des processus », explique Cécile Barrère. Ce changement a permis à l’équipe d’améliorer sa surveillance opérationnelle, en se concentrant sur les fonctions analytiques et en limitant les tâches répétitives.

L’impact sur la croissance à long terme de Nexans

Pour Nexans, disposer d’outils de pointe tels que SmartPDF de Basware a redéfini la façon dont l’équipe Comptabilité Fournisseurs contribue aux objectifs stratégiques de l’entreprise. En libérant des ressources grâce à l’automatisation, elle peut s’engager dans des tâches proactives qui apportent une valeur ajoutée à l’entreprise, telles que le renforcement des contrôles et l’amélioration de la conformité. Comme l’explique Cécile Barrère, l’intégration de SmartPDF et ses avancées en matière d’IA reflètent le besoin pour Nexans de « repenser la fonction Finance », et de s’adapter à l’évolution des exigences qui pèsent sur les entreprises d’aujourd’hui. SmartPDF, avec ses améliorations en matière d’IA constitue l’outil idéal pour répondre à ces exigences et assurer la pérennité de la fonction Finance de Nexans.