Industrie:
Agrolimentaire
Découvrez comment Dole a supprimé 85 % des efforts manuels et des coûts de rapprochement tout en réduisant le délai du processus de rapprochement de 2 jours.
Dole est l’un des fournisseurs de produits frais les plus importants et reconnus au niveau mondial. Il réalise un chiffre d’affaires annuel de plus de 4,2 milliards d’euros. Dole Ireland est présent dans 30 pays. Sa chaîne d’approvisionnement mondiale couvre plus de 260 sites et dessert les secteurs de la grande distribution, du commerce de gros et de la restauration.
Points clés
85%
Réduction des interventions manuelles
40%
Augmentation de la productivité
2 jours
Réduction des délais de rapprochement
Les défis de Dole
Jusque-là, Dole Ireland procédait à un rapprochement manuel des relevés de ses fournisseurs avec le grand livre de comptes. Ce processus était long et coûteux, et mobilisait des salariés. Les opérations de facturation, enregistrées à la fois dans le grand livre de comptes et dans un système existant d’automatisation des factures, étaient vérifiées manuellement au regard des relevés fournisseurs. Une fois correctement rapprochée et confirmée, chaque facture était traitée jusqu’à l’approbation du paiement. Plusieurs collaborateurs de Dole consacraient plus de 200 heures par mois au rapprochement manuel. L’automatisation de cette fonction avait pour objectif d’éliminer jusqu’à 90 % des interventions manuelles, en permettant ainsi à des collaborateurs clés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’un des principaux objectifs était d’assurer un examen détaillé, des recherches et une analyse de toutes les opérations de comptabilité fournisseurs, afin d’améliorer la visibilité et le contrôle. Des informations en temps réel permettent aujourd’hui une présentation efficace, rapide et précise des comptes, ainsi qu’un meilleur reporting des prévisions de trésorerie pour l’ensemble de l’entreprise.
Comment Dole a trouvé une solution
Tout au long de la phase initiale, nous avons collaboré avec les équipes de Dole Ireland afin de passer en revue leurs processus, de comprendre précisément leurs objectifs stratégiques et les bénéfices qu’ils pourraient en tirer, ainsi que d’identifier les domaines pour lesquels une automatisation était envisageable. Nous avons ensuite présenté le fonctionnement de notre solution, en insistant sur l’intérêt d’un reporting visuel « au bon moment » pour permettre à l’équipe financière de disposer d’analyses et d’insights détaillés sur leurs opérations avec les fournisseurs.
"Nous sommes très satisfaits de profiter déjà de la solution très peu de temps seulement après son déploiement. La solution Statement Matching de Basware vient s’ajouter à notre solution actuelle de comptabilité fournisseurs, ainsi qu’au grand livre de notre ERP. Nous disposons aujourd’hui d’une solution complète qui facilite la saisie des données, le rapprochement et la visibilité sur les relevés, ainsi que la communication avec les fournisseurs. Chacun d’entre eux bénéficie ainsi d’informations plus précises.”
Directrice financière de division (commerce de gros, restauration et croissance), Dole Ireland
Résultats
Une automatisation intégrale
Dole Ireland dispose désormais d’une plateforme de bout en bout qui automatise l’ensemble du processus, depuis la saisie des relevés jusqu’au traitement automatisé du rapprochement, en passant par le reporting détaillé des opérations. Les retours d’expérience des utilisateurs de Dole sont extrêmement positifs et les premières estimations montrent que le temps consacré au processus de rapprochement a pu être ramené de 2,5 jours à 0,5 jour par salarié. D’autres réductions devraient intervenir, à mesure que la solution sera déployée dans l’ensemble de l’entreprise.
Un retour sur investissement rapide
Le rapprochement des relevés est désormais effectué avec peu ou pas d’intervention manuelle. Les gains de temps enregistrés au cours de la première année permettent d’envisager une croissance et une scalabilité, en augmentant la productivité jusqu’à 40% sur l’ensemble du département Comptabilité fournisseurs. Les collaborateurs actuels de cette dernière peuvent ainsi être redéployés sur d’autres missions. Dole a transformé son approche de la comptabilité fournisseurs en adoptant l’automatisation et la transparence et en tirant parti de la puissance des données et de la technologie. Cela s’est traduit par un fort retour sur investissement.
Stabilité, contrôle et insights
L’entreprise dispose désormais d’un accès rapide aux informations concernant les relevés reçus, traités ou payés. Les salariés en charge de la comptabilité fournisseurs ont ainsi pleinement confiance dans la qualité du traitement. Cette visibilité accrue permet également à l’entreprise d’évaluer plus facilement ses opérations de traitement de la comptabilité fournisseurs, de développer les stratégies d’amélioration continue nécessaires et de fournir une source unique d’informations pour étayer la prise de décisions.
Conformité et prévention de la fraude
Les algorithmes avancés de rapprochement de la solution garantissent un taux de réussite élevé, en permettant de bloquer automatiquement le règlement d’un fournisseur lorsque les relevés ne correspondent pas. Cette fonctionnalité contribue à prévenir toute activité frauduleuse et à limiter les risques pour l’entreprise.