Industrie:
Agro-alimentaire
Heineken France
Heineken accélère son programme de transformation financière grâce à Basware
Le Groupe Heineken est l’un des premiers brasseurs mondiaux. Cette entreprise familiale depuis sa fondation, il y a près de 150 ans, est aujourd’hui présente dans 160 pays.
Aux États-Unis, Heineken se concentre sur le brassage et la distribution de ses produits au travers d’un solide réseau. En France, Heineken exerce deux métiers : brasseur et distributeur de boissons pour le secteur des cafés, hôtels et restaurants (CHR) par l’intermédiaire de France Boissons. Avec 46 000 clients, dont 30 000 établissements CHR dans l’Hexagone, Heineken est aujourd’hui le leader de la distribution de boissons et de services aux professionnels de la consommation hors domicile. L’entreprise génère un chiffre d’affaires de 1,8 milliard d’euros en France et de 38 milliards d’euros dans le monde.
Chiffres clès
50 %
de réduction du nombre d’arriérés de facture
100 %
d’automatisation
95 %
des paiements dans les temps
Contexte
La transformation financière de Heineken a débuté il y a plusieurs années et se trouve aujourd’hui dans une phase d’accélération. Dans le cadre de son « Digital Backbone Transformation Program », Heineken entend déployer l’ERP S/4 HANA de SAP dans l’ensemble de ses filiales à travers le monde au cours des quatre prochaines années. En parallèle, l’entreprise souhaite mettre en œuvre une solution de gestion des factures identique dans tous les pays. L’objectif de cette initiative est d’optimiser les processus de facturation, d’améliorer le paiement des fournisseurs et de garantir la conformité avec les diverses réglementations relatives à la facturation électronique, notamment les futures règles applicables en France. Pour atteindre ces objectifs, Heineken a décidé de migrer vers la solution de gestion automatisée des factures de Basware.
« Nous savons que nos systèmes ont besoin d’évoluer et nous nous engageons désormais activement dans le projet de conformité à la facturation électronique. » Eric Salimon, Directeur Comptabilité Heineken France
Europe et France: avancer ensemble
Heineken France reçoit chaque année 140 000 factures fournisseurs, y compris au format papier, provenant de près de 12 000 fournisseurs différents. Ces factures sont traitées par le Centre européen de services partagés de Heineken situé en Pologne. L’entreprise utilise actuellement Central Finance de SAP, en plus de la solution Basware.
« Dans le cadre de notre entité France Boissons, nous traitons un nombre important de factures dépourvues de bons de commande, alors que 97% des factures reçues par notre activité Brasserie sont rattachés à des PO, explique Stéphane Declair, Directeur Comptabilité de Heineken. La solution Basware nous permet de gérer notre double flux de factures et de prendre en charge différents formats, tels que l’EDI, le PDF et le papier.»
La migration prévue vers l’ERP S/4 HANA de SAP en France en 2027 intégrera toutes les solutions satellites de Heineken, y compris celle de Basware.
Un autre enjeu de taille consistait à trouver une solution capable de s’intégrer à cinq instances ERP différentes : deux systèmes SAP 4.5, SAP 4.7, SAP 5.0 et un système interne, Proost.
Enfin, la supply chain de Heineken comporte plus de 14 000 fournisseurs, rendant la mise en œuvre du projet extrêmement large et complexe.
Un déploiement normalisé dans toute l’Europe
Avec la solution SaaS de Basware, Heineken France a bénéficié de nouvelles fonctionnalités et optimisé ses flux de traitement de factures. La société s’appuie sur son équipe produit, basée à Amsterdam. Cette dernière a été créée par Heineken en vue de superviser le déploiement de la solution Basware dans de nouvelles entités et de mettre en place les nouvelles fonctionnalités.
« Ce que nous avons déployé en France sert de modèle aux autres pays, déclare Eric Salimon, Directeur Comptabilité chez Heineken France.
Nous établissons un cahier des charges spécifique à chaque pays, qui tient compte de la législation locale et des délais légaux de conservation des archives. L’équipe de projet locale précise ensuite ses besoins à l’équipe produit et à Basware, afin que la solution puisse être configurée en conséquence. L’équipe produit assure l’homogénéité des déploiements afin d’éviter de créer des fonctionnalités spécifiques à chaque pays. »
Une gestion du changement en douceur en France
Le déploiement en France n’a duré que six mois. Le projet consistait pour l’essentiel à migrer d’une solution on-premise vers une version SaaS ; les utilisateurs connaissaient donc déjà la plateforme Basware, ce qui a facilité la transition. Néanmoins, le projet comportait plusieurs défis à relever. Ainsi, un système d’approbation de chaque ligne de facture a dû être mis en place, instituant de fait un nouveau processus. Des règles de gestion supplémentaires ont également été développées pour préciser ce qui devait être considéré comme une facture.
La solution Basware nous permet de gérer notre double flux de factures et de prendre en charge différents formats, tels que l’EDI, le PDF et le papier.”
Stéphane Declair, Directeur Comptabilité, Heineken
Des processus de gestion des factures optimisés
Avec Basware, Heineken a rationalisé ses processus de gestion des factures avant qu’elles n’entrent dans l’ERP.
- Activité Brasserie : le processus est transparent pour 100% des factures associées à un bon de commande. Les factures sont acheminées directement à la personne concernée pour approbation, conformément aux instructions du bon de commande.
- Activité France Boissons : pour les factures qui ne sont pas rattachées à un bon de commande, les fournisseurs sont invités à fournir les informations minimales requises. Les matrices d’approbation, les critères fournisseurs et d’autres données sont utilisés pour intégrer la facture dans le workflow et la diriger vers le destinataire concerné.
Tous les processus de rapprochement sont désormais entièrement automatisés.
Des délais de paiement des fournisseurs plus courts
Parmi les avantages de la solution Basware figure la réduction significative des délais de paiement des fournisseurs.
Lorsque Heineken a entamé sa transformation financière en 2018, son taux de conformité en termes de délais de paiement des fournisseurs atteignait 75% environ.
L’entreprise a utilisé les fonctionnalités de reporting de Basware pour analyser les retards de paiement et traiter les causes profondes, telles que les réceptions tardives de factures ou le non-respect des engagements de livraison des fournisseurs. « Nous avons identifié plusieurs motifs de retards, précise Eric Salimon.
Nous nous sommes d’abord attaqués aux problèmes essentiels. Aujourd’hui, notre respect des délais de paiement est passé à 95%. En deux ans, nous avons ainsi progressé de 20 points de pourcentage. Nous continuons à travailler sur les retards de transmission des factures par les fournisseurs et sur l’amélioration de la couverture des bons de commande pour France Boissons. »
Un plan d’amélioration continue
Heineken est désormais engagée dans une stratégie d’amélioration continue et procède à des analyses mensuelles de ses indicateurs clés de performance (KPI). Elle s’appuie sur Basware en vue d’extraire et d’examiner les factures impayées, puis de les classer par ordre de priorité pour traitement. « Cette approche a permis de réduire le nombre d’arriérés de factures de 8 000 environ à 4 000 en l’espace de cinq ans », déclare Stéphane Declair.
Gros plan sur la réforme de la facturation électronique
En 2025, Heineken se concentrera sur l’optimisation de son taux de rapprochement initial, ainsi que sur le renforcement de ses capacités de facturation électronique.
« Nous avons lancé un audit afin d’évaluer notre niveau de préparation à la réglementation sur la facturation électronique qui entrera en vigueur en France en 2026, conclut Eric Salimon. Nous savons les changements que nous devons apporter à nos systèmes et sommes désormais activement engagés dans notre projet de conformité à l’e-facturation.»