Was ist automatisierte rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet,  dass dieKreditorenbuchhaltungsprozesse nicht mehr manuell, sondern digital mit Hilfe von Technologie abgewickelt werden. Sie hat die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen ihre Rechnungen bearbeiten und bezahlen.

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es einkaufenden Unternehmen, automatisch über eine einzige Plattform Rechnungen zu empfangen, Genehmigungen zu verwalten und Zahlungen abzuwickeln.

Die Automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst drei komponenten:

Rechnungseingang

Rechnungen können unmittelbar elektronisch empfangen oder Papierdokumente in elektronische umgewandelt werden. Die elektronische Rechnungsstellung umfasst Methoden wie B2B/EDI-Verbindungen, PDF-Rechnungen oder den Empfang über ein Lieferantenportal, in dem die Daten elektronisch übermittelt werden. Papierrechnungen werden gescannt und mit Künstlicher Intelligenz oder OCR verarbeitet, um die Daten zu extrahieren und in der Cloud zu speichern.

Abgleich und Workflow

Sobald die Daten erfasst sind, werden die Rechnungen entweder mit den Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen oder automatisch an das zuständige Team oder die zuständige Person zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. Nach der Genehmigung werden sie zur Zahlung an das ERP- oder Buchhaltungssystem weitergeleitet.

Archivierung und Prüfung

Alle Rechnungen werden sicher archiviert, und Prüfprotokolle aller Aktionen, die im Zusammenhang mit Rechnungen durchgeführt wurden, sind für Finanzprüfungszwecke leicht zugänglich. Die elektronische Archivierung von Rechnungen erleichtert auch die Suche und das Auffinden von Rechnungen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus.

Was sind die vorteile der automatisierten rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmen, darunter Kosteneinsparungen und eine effizientere Verarbeitung, die Reduzierung von Fehlern und Ausnahmen sowie die Möglichkeit, das Umlaufvermögen  durch die Erzielung von Skonti für frühzeitige Zahlungen zu optimieren. Die wichtigsten Vorteile sind:

Zeitersparnisse

Mit Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung wird die Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen schneller und effizienter. Durch den Wegfall vieler manueller Arbeitsschritte bei der Rechnungsverarbeitung reduziert die Automatisierung die Anzahl menschlicher Eingriffe pro Rechnung erheblich und minimiert so den Zeitaufwand der Mitarbeiter für diesen Aspekt ihrer Funktion.

Verbesserte Effizienz

Die Automatisierung optimiert den Rechnungs- und Zahlungsprozess, verkürzt die Genehmigungszeiten und erhöht die Produktivität. Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung können auch in bestehende Finanzsysteme integriert werden, was den Prozess noch effizienter macht und gleichzeitig den nahtlosen Informationsfluss zwischen den Systemen sicherstellt.

Höhere Genauigkeit

Die Automatisierung erhöht die Genauigkeit, indem sie das Risiko menschlicher Fehler ausschließt und hilft, Zahlungsfehler, wie z. B. doppelte oder betrügerische Zahlungen, zu reduzieren. Durch den automatischen Abgleich von Rechnungsdaten mit ERP-Informationen in einem frühen Stadium des Prozesses können fehlerhafte Zahlungen erkannt werden, bevor sie getätigt werden.

Reduzierte Kosten

Automatisierung kann die Kosten für die Verarbeitung von Rechnungen erheblich senken und dem Unternehmen Geld, Zeit und Ressourcen sparen. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung trägt zur Senkung der Arbeitskosten bei, da weniger Daten eingegeben werden müssen und die Kosten für die Lagerung von Dokumenten, für Porto, für die Rechnungserstellung usw. entfallen.

Eingebaute Compliance

Wenn Kreditorenprozesse automatisiert werden, werden Compliance-Regeln in das System integriert. Dadurch wird der Prozess vollständig transparent, so dass allgemeine Risiken und Betrugsfälle aufgespürt und verhindert werden können. Das System kennzeichnet zum Beispiel doppelte Rechnungen, zusätzliche Gebühren und verdächtige Aktivitäten.

Der ROI von AP Automation

Wie hoch ist der ROI der Automatisierten Rechnungsverarbeitung?

Bei der Entscheidung, ob ein System zur automatisierten Rechnungsverarbeitung eingeführt werden soll, ist es wichtig, den ROI zu berücksichtigen.

In der Realität ist die Berechnung des ROI für die automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht immer ganz einfach. Das liegt daran, dass sie sich auf so viele verschiedene Bereiche eines Unternehmens auswirkt und die Einsparungen mit steigendem Volumen zunehmen.

Bei der Berechnung des ROI der automatisierten Rechnungsverarbeitung gibt es eine Reihe von Punkten zu berücksichtigen, darunter sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Vorteile.

Der finanzielle ROI der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die konkreten Zahlen hängen von Faktoren wie der Branche ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist, dem Betrag, den Sie jeden Monat in Rechnung stellen, und dem Betrag, den Sie derzeit für den Prozess ausgeben.

Zu den zu berücksichtigenden Faktoren gehören:

  • Geringere Kosten für die Verarbeitung von Rechnungen

  • Geringere Verluste durch menschengemachte Fehler

  • Weniger Lieferantenanfragen zum Zahlungsstatus

  • Steigerung der termingerechten Zahlungen

  • Zeitersparnis

  • Vermehrte Inanspruchnahme von Skonti

  • Geringere Personalkosten

Der nicht-finanzielle ROI der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Neben der finanziellen Rendite sollten Sie auch die nicht-finanzielle Rendite berücksichtigen, einschließlich:

  • Bessere Kontrolle

  • Optimierte Prozesse

  • Einfache Rechnungsprüfungen

  • Optimierte Geschäftsbeziehungen

  • Zufriedenheit der Mitarbeiter

Wenn Sie alle oben genannten Faktoren und deren finanzielle Auswirkungen berücksichtigen, können Sie den potenziellen ROI berechnen, den die automatisierte Rechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen bieten könnte.

Wie sie akzeptanz für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung in ihrem unternehmen erreichen

Wenn Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen einführen möchten, müssen Sie sich die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen sichern. Die Einführung der Automatisierung wirkt sich nicht nur auf die Kreditorenbuchhaltung aus, sondern auch auf Bereiche wie IT, Beschaffung, Management und den Finanzvorstand.

Jeder Stakeholder bzw. jede Gruppe von Stakeholdern wird ihre eigenen Fragen und potenziellen Bedenken haben, wenn es um die automatisierte Rechnungsverarbeitung geht. Um diese zu zerstreuen, müssen Sie die problematischen Aspekte identifizieren und erklären, wie die Automatisierung den jeweiligen Geschäftsbereichen zugute kommen wird.

Häufige Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Wie kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung den Prozess der Rechnungsfreigabe verbessern?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung macht den Prozess der Rechnungsfreigabe schneller und effizienter. Indem die korrekten Personen zur Genehmigung identifiziert sowie Benachrichtigungen und Erinnerungen automatisch versendet werden, wird der Prozess optimiert und unnötiges menschliches Eingreifen vermieden. Das bedeutet auch, dass wichtige Dokumente an einem Ort gespeichert werden und für alle relevanten Teammitglieder zugänglich sind.

Wie kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung Probleme bei der rechnungsbezogenen Kommunikation lösen?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann dazu beitragen, rechnungsbezogene Kommunikationsprobleme zu lösen, indem sie eine genaue Echtzeitaufzeichnung aller Kommentare, Fragen und Eingaben zu einer bestimmten Rechnung oder einem bestimmten Kunden erstellt. Dies bedeutet auch, dass Dokumente und Kommunikationsaufzeichnungen von allen autorisierten Parteien eingesehen und durchsucht werden können.

Kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung das Dokumentenmanagement verbessern?

Ja. Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden alle Rechnungen und andere rechnungsbezogene Dokumente automatisch elektronisch gespeichert. Die Online-Archivierung stellt sicher, dass die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus einfachen Zugriff auf Rechnungen und andere transaktionsbezogene Dokumente haben.

Wie verhindert die automatisierte Rechnungsverarbeitung doppelte Zahlungen?

In die Lösung integrierte Validierungsprüfungen kontrollieren alle Rechnungen bei ihrem Eingang und kennzeichnen alle doppelten Rechnungen. Dies bedeutet, dass doppelte Zahlungen von vornherein unterbunden werden, anstatt das Geld im Nachhinein zurückzufordern.

Kann Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung helfen, Rechnungsbetrug zu verhindern?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet umfassende Kontrollmöglichkeiten, die in Ihre Finanzprozesse integriert werden können, um Betrug zu verhindern und die Sicherheit zu erhöhen. Im Rahmen des Rechnungsgenehmigungsprozesses können beispielsweise Genehmigungsgrenzen für die Konten bestimmter oder aller Benutzer festgelegt werden, und es können zusätzliche Anforderungen an die genehmigenden Personen gestellt werden. Die von der Automatisierungssoftware bereitgestellten Reporting-Tools erhöhen zudem die Transparenz und Sichtbarkeit, so dass betrügerische, verdächtige oder ungewöhnliche Aktivitäten schnell erkannt werden können.

Werden meine Lieferanten mit meiner Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung interagieren?

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Ihre Lieferanten mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung interagieren können, einschließlich der Nutzung des Lieferantenportals, um Rechnungen einzureichen und den Status von Transaktionen in Echtzeit zu überprüfen, wodurch die Anzahl der Lieferantenanfragen an Ihre Kreditorenbuchhaltung erheblich reduziert wird.

Funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung auch mit anderen Buchhaltungssystemen?

Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung können nahtlos in bestehende ERP- und Finanzsysteme integriert werden, was einen Datenfluss in Echtzeit und die Integration von Dateien ermöglicht.

Wenn Sie mehr über unsere Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.