Einige praktikable möglichkeiten zur verbesserung ihrer kreditorenbuchhaltungsprozesse

Im heutigen Wettbewerbsklima ist die Optimierung von Back-Office-Funktionen zur Erschließung von Gewinnen für alle Führungskräfte im Finanzwesen von größter Bedeutung. CFOs und Finanzleiter spüren den Druck, ihre Ressourcen darauf zu konzentrieren, das Unternehmen voranzubringen und die Kreditorenprozesse zu verbessern. Dies ist ein Bereich, der, wenn er richtig angegangen wird, sofort Vorteile für das Endergebnis bringen kann. Egal, ob Sie schon auf dem Weg sind oder gerade erst mit der Diskussion beginnen, wir haben fünf praktikable Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse skizziert.

Was sind die schritte für die kreditorenbuchhaltung?

Die Verwaltung der Verbindlichkeiten umfasst alle Beträge, die das Unternehmen an alle Lieferanten für erhaltene Waren und Dienstleistungen zu zahlen hat. Kurz gesagt geht es um den Prozess vom Empfang der Rechnungen des Unternehmens, über die Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung. Dieser Prozess umfasst in der Regel fünf Hauptschritte:

  1. Erzeugen und Bearbeiten einer Bestellung
  2. Erhalt der Waren vom Lieferanten (d.h. Wareneingangsschein)
  3. Erhalt der Rechnung vom Lieferanten
  4. Abgleich der Informationen auf der Bestellung, dem Wareneingangsschein und der Lieferantenrechnung
  5. Genehmigung zur Zahlung

Innerhalb dieser fünf Schritte gibt es jedoch viele manuelle Schritte, die Raum für Fehler, Betrug und kostspielige Irrtümer lassen. Um diese Risiken zu minimieren, haben wir eine Liste mit Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zusammengestellt.

Wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung optimieren können

Bei der Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse geht es vor allem darum, eine einfache und klare Methode zur Nachverfolgung Ihrer Verbindlichkeiten und Lieferanten einzuführen. Mit diesen fünf praktikablen Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses Ziel erreichen und Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse drastisch verbessern können.

1. Komplexe Arbeitsabläufe vereinfachen

Wenn ein Unternehmen wächst, müssen auch seine Prozesse mitwachsen. Wie in vielen Branchen üblich, jonglieren Unternehmen oft mit mehreren unterschiedlichen Datensätzen in zahlreichen Systemen, was zu einer großen Verschwendung von Zeit und Ressourcen führt. Wenn Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess optimieren wollen, müssen Sie das ändern.

Beginnen Sie damit, sich Redundanzen, Engstellen und Ineffizienzen in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess anzuschauen. Dies lässt sich leicht bewerkstelligen, indem Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Arbeitsabläufe visuell darstellen und Sackgassen oder Bereiche identifizieren, in denen es keine klaren Zuständigkeiten gibt. Stellen Sie sich die Frage: Wie sähe ein schlankeres System aus? Sieht Ihr Prozess aus wie ein Fließband oder wie der U-Bahn-Plan von New York City? Idealerweise können Sie Bereiche identifizieren, die unnötig komplex sind, und mit der Vereinfachung der Arbeitsabläufe beginnen.

2. Manuelle Dateneingaben reduzieren

Fehler bei der Dateneingabe können jede Hoffnung auf eine Optimierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses zunichtemachen. Einer der häufigsten Gründe für Fehler bei der Dateneingabe ist, dass manuelle Eingabefehler (selbst solche, die geringfügig erscheinen) Unternehmen Zeit und Geld kosten, wenn sie versuchen, sie zu korrigieren oder sich mit den Folgen befassen. Je mehr Menschen an einem Prozess beteiligt sind, desto größer ist das Risiko von Fehlern - ganz zu schweigen von den Stunden, die Sie für wertschöpfungsintensivere Aufgaben einsetzen könnten.

3. Papierrechnungen abschaffen

Die Auswirkungen der Rechnungsstellung in Papierform sind schwerwiegend und weitreichend, daher ist es entscheidend, diesen Teil des Prozesses in Angriff zu nehmen. Physische Rechnungen in Papierform führen nicht nur zu erheblichen Verzögerungen beim Eingang, bei der Bearbeitung und bei der Genehmigung von Rechnungen, sondern öffnet in Ihrem Prozess auch Tür und Tor für Fehler, Ausnahmebehandlungen und erhöhte Risiken. Der Empfang von Geschäftsdokumenten in elektronischer Form, z. B. per E-Mail, PDF oder über ein Unternehmensnetzwerk, ist eine einfache Möglichkeit, auf Papier zu verzichten, die Dokumente geordnet und sicher aufzubewahren und problemlos auf sie zuzugreifen.

Wenn Sie PDF-Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, haben Sie Ihren Papierverbrauch reduziert. Aber Sie machen kein e-Invoicing. Wenn Sie eine Scan- und Erfassungslösung verwenden, verarbeiten Sie immer noch unnötigen Papierkram. Und die Verwendung von PDF-Rechnungen, die mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) gescannt und erfasst werden müssen, ist im Grunde wie der Umgang mit Papier. Eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail ist zwar eine Verbesserung gegenüber einem Papierdokument, bietet aber immer noch nicht die vollen Vorteile des e-Invoicing.

4. Doppelte und verspätete Zahlungen vermeiden

Dies mag selbstverständlich erscheinen, aber wie bereits oben erwähnt, bieten unnötige Komplexität, unklare Zuständigkeiten, manuelle Dateneingabe und die Abhängigkeit von Papier ein großes Einfallstor für doppelte und verspätete Zahlungen. Als einer der wichtigsten Schritte innerhalb der Kreditorenbuchhaltung kann der Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung einer der Hauptfaktoren für langsamere Zahlungen und das fehlende wichtige Informationen sein. Die Digitalisierung dieses Teils des Prozesses, um Bestellungen, Wareneingängen und anderen erforderlichen Abgleichspunkten automatisch abzugleichen, gewährleistet pünktliche Zahlungen und die Realisierung potenzieller Skonti.

5. Transparenz erhöhen

Manuelle Prozesse und Papierstapel führen letztendlich zu Datensilos, die unweigerlich die Transparenz in Ihrem Unternehmen zerstören und eine vollständige Analyse der Unternehmensausgaben erschweren. Unternehmen mit dezentralisierten Kreditorenvorgängen, uneinheitlichen Finanzsystemen und manuellen Prozessen haben oft keinen einfachen Zugang zu ihren Finanzdaten. Und wo Daten vorhanden sind, sind sie oft unvollständig oder ungenau. Ohne einen klaren Überblick über Ihren Einkaufsprozess setzen Sie sich Risiken und zahlreichen Ineffizienzen aus, und Einblicke in Transaktionen, Lieferanten und Ausgaben sind praktisch unmöglich.

Gibt es Möglichkeiten, die automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozesse zu verbessern?

Auch wenn sich wirtschaftliche Veränderungen nur schwer vorhersagen lassen, sind Sie, wenn Sie immer noch auf Papierrechnungen und manuelle Prozesse setzen, wahrscheinlich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert: hohe Kosten für die Rechnungsverarbeitung, lange Zahlungszyklen, unnötige Fehler und Ausnahmebehandlungen, vermehrte Anfragen von Lieferanten zum Zahlungsstatus und verspätete Zahlungen - all das wirkt sich erheblich auf Ihr Geschäftsergebnis aus.

Die Automatisierung sorgt dafür, dass Sie von einem einzigen, zentralen Ort aus Einblick in alle Ihre Prozesse und Ausgaben erhalten. Die Analysefunktionen, die im Rahmen von Automatisierungslösungen zur Verfügung stehen, ermöglichen es Ihnen, Transaktionen detailliert zu analysieren, Engpässe zu erkennen und zu beheben und letztendlich verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Mit einem automatisierten Software-as-a-Solution (SaaS)-System können Sie manuelle Aufgaben und menschliche Fehler eliminieren. Und dank der aggregierten Daten erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben, der Ihnen Ausblicke auf die Zukunft bietet, um strategische, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Übernahme von Best Practices bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Wie in diesem Blog, 8 Gründe, warum Sie Zahlungen automatisieren sollten (EN), zusammengefasst, ist es klar, dass die Vorteile der automatisierten rechnungsverarbeitung nicht mehr "nice to have" sind, sondern eine Notwendigkeit zur Optimierung von Kreditorenprozessen.

Ardent Partners sagt (EN): "Die Kreditorenbuchhaltung ist heute in einer idealen Position, um die Zügel des Cash Managements in die Hand zu nehmen, indem sie grundlegende Strategien implementiert, welche die Prozesse der Finanzabteilung ergänzen, und zu einem echten strategischen Partner bei der Steuerung der Unternehmensliquidität werden können." Finanzleiter sollten also darüber nachdenken, wie sie ihre Kreditorenbuchhaltung zur Drehscheibe für Finanzdaten und Cash Management machen und ihre Teams mit den nötigen Fähigkeiten ausstatten, um das Unternehmen auf diese Weise zu unterstützen. 

Schnelle tipps zur verbesserung ihrer kreditorenbuchhaltungsprozesse

Die Risiken sind einfach zu groß, um sie dem Zufall zu überlassen. Ein anfälliger Kreditorenprozess kann nicht nur Ihre Beziehungen zu den Lieferanten schädigen, sondern auch ein erhöhtes Betrugsrisiko mit sich bringen. Damit Ihr Unternehmen die besten Voraussetzungen für eine hochproduktive Kreditorenbuchhaltung hat, sollten Sie diese Tipps beherzigen und entscheiden, wie Sie Ihre Systeme verbessern können.

  1. Vereinfachen Sie komplexe Arbeitsabläufe
  2. Reduzieren Sie manuelle Dateneingaben
  3. Schaffen Sie Papierrechnungen ab
  4. Vermeiden Sie doppelte und verspätete Zahlungen
  5. Erhöhen Sie die Transparenz