Automatisierte rechnungsverarbeitung: herausforderungen und best practices
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Ihrem Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen bieten, von Zeit- und Kosteneinsparungen bis hin zu mehr Genauigkeit und Geschäftstransparenz.
Wie jeder neue Prozess oder jedes neue System kann jedoch auch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung Herausforderungen mit sich bringen. Die Einhaltung von Best Practices und eine gute Planung der Implementierung können helfen, diese potenziellen Probleme zu vermeiden und zu überwinden.
Hier finden Sie einen Leitfaden zu den Vorteilen, Herausforderungen und Best Practices für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Vorteile der Automatisierten Rechnungsverarbeitung
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet eine Reihe von Vorteilen, die Unternehmen dabei helfen, die Herausforderungen manueller Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu überwinden, z. B:
- Schnellere Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen
- Niedrigere Kosten für die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen
- Verbesserte Genauigkeit ohne das Risiko menschlicher Fehler
- Überwachung in Echtzeit und verbesserte Kontrolle
- Mehr finanzielle Transparenz und 100%ige Ausgabentransparenz
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen
- Einsparungen durch SkontorealisierungenEinhaltung globaler Compliance
Herausforderungen bei der implementierung der Automatisierten Rechnungsverarbeitung
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet zwar zahlreiche Vorteile und hilft bei der Lösung vieler Probleme, die sich aus der manuellen Bearbeitung ergeben, aber die Implementierung einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung kann auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringen.
Akzeptanz unter Lieferanten
Je nach dem von Ihnen gewählten Kreditorenbuchhaltungssystem müssen Ihre Lieferanten möglicherweise das Format ihrer Rechnungen oder die Art und Weise, wie sie diese ausstellen, ändern. Das kann zu Widerständen führen.
Es gibt jedoch auch Lösungen mit 100% Lieferantenkonnektivität, so dass die Lieferanten ihre Arbeitsweise nicht ändern müssen. Darüber hinaus bieten die meisten Anbieter von Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung Unterstützung für die Anbindung von Lieferanten an, die von sofort einsetzbaren Kampagnenmaterialien bis hin zu umfassenden Onboarding-Programmen für Lieferanten reichen kann.
Change Management für Mitarbeiter
Einer der ersten wichtigen Schritte ist es, die Geschäftsleitung davon zu überzeugen, einem Prozess zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zuzustimmen. Wenn es jedoch um die Implementierung des Systems geht, ist die Überzeugung der Mitarbeiter, die das System tatsächlich nutzen werden, ebenso entscheidend.
Die Umstellung auf neue Arbeitsweisen kann stressig sein, und die Angst vor Veränderungen kann sich negativ auf die Annahme und Umsetzung der neuen Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswirken.
Einige Mitarbeiter befürchten, dass die Automatisierung ihre Arbeit überflüssig macht, während andere die neuen Prozesse als komplex und unnötig ansehen. Die erfolgreiche Bewältigung des Wandels durch Ihre Mitarbeiter ist entscheidend für eine effektive Implementierung der automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Integration mit ERP- und anderen Altsystemen
Eine weitere potenzielle Herausforderung für die erfolgreiche Einführung eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungssystems ist die Machbarkeit der Integration mit ERP- und anderen Altsystemen.
Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter in der Lage ist, sich nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren.
Best practices für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Mitarbeiterzustimmung erhalten
Machen Sie das Änderungsmanagement zu einem zentralen Bestandteil Ihrer gesamten Automatisierungsstrategie und sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter, die das System am meisten nutzen werden, von Anfang an einbezogen werden.
Vergessen Sie nicht die Lieferantenakzeptanz
Genauso wichtig wie die Zustimmung der Mitarbeiter zu erhalten ist es, die Lieferanten bei der Auswahl einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung im Auge zu behalten. Nicht alle Lieferanten sind gleich. Achten Sie daher bei der Auswahl einer Lösung darauf, dass sie die Anforderungen Ihrer vielfältigen Lieferantenbasis erfüllen kann.
Workflow-Regeln skizzieren
Wenn mehrere Mitarbeiter an Kreditorenbuchhaltungsprozessen und -workflows arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass es klare Workflow-Regeln gibt, die z. B. Genehmigungsfristen, die Behandlung von Ausnahmen usw. skizzieren.
Halten Sie die Lieferanteninformationen aktuell
Für reibungslose, fehlerfreie Zahlungen ist es unerlässlich, die Informationen über die Lieferanten auf dem neuesten Stand zu halten. Es hilft auch, Ihr Unternehmen vor potenziellem Betrug zu schützen.
Überwachen Sie Ihre Metriken
Durch die Beobachtung Ihrer Kennzahlen aus der Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. die in verschiedenen Formaten eingegangenen Rechnungen, die durchschnittlichen Kosten pro Rechnung und die Rechnungsdurchlaufzeit, können Sie feststellen, welche Prozesse funktionieren und welche verbesserungswürdig sind.
Ein Backup haben
Bei manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozessen ist es wichtig, ein Backup zu haben, um sicherzustellen, dass wichtige Daten geschützt sind. Mit modernen Cloud-basierten Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung ist jedoch alles sicher und es wird automatisch ein Backup erstellt.
Zusammenfassung
Die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses kann eine Herausforderung darstellen, da sie eine Reihe von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen und auch Lieferanten betrifft. Durch die Implementierung von Best Practices für die automatisierte Rechnungsverarbeitung von Anfang an ist es jedoch möglich, diese Herausforderungen zu überwinden und ein möglichst effektives und effizientes automatisiertes System zu schaffen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die potenziellen Herausforderungen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung meistern können, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.